1. Angkat gagang telepon dengan menggunakan tangan kanan
2. Ucapkan salam kepada si penelepon , misalnya "Selamat pagi, Selamat siang"a
3. Menanyakan maksud dari si penelepon
4. Menjelaskan maksud atau tujuan si penelepon dengan jelas, singkat, dan mudah dimengerti
5. Setelah telepon merasa cukup atas informasi yang telah kita berikan, maka menanyakan kembali apakah masih ada yang bisa dibantu
6. Jika tidak, ucapkan salam penutup dengan sopan dan mengucapkan terima kasih
7. Letakkan gagang telepon dengan benar
Meskipun itu merupakan cara menerima telepon disebuah instansi atau perusahaan, tapi sepertinya semuanya bisa kita jadikan pelajaran saat kita menerima telepon dari seseorang. Tentu saja dengan tidak menggunakan bahasa yang kaku.
Selain tata cara tersebut, ada beberapa hal yang perlu kita perhatikan saat menerima telepon yaitu :
* sikap mau membantu
* jaga intonasi suara, jangan terlalu lemah tetapi juga jangan terlalu keras seperti orang marah
* pilih kata-kata yang sopan, ramah dan mudah dimengerti
* jangan mengangkat telepon jika anda masih bicara dengan orang lain
* jangan menguap
* jangan memotong pembicaraan orang lain
* jangan berbicara dengan orang ketiga disekitar anda, pada saat anda sedang berbicara ditelepon
* gunakan sapaan dan kalimat yang berbeda-beda sehingga tidak terkesan kaku
* hindari menelepon pada kondisi ribut di sekitar anda
